Menjelaskan Susunan Notulen dengan singkat

Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.

a. Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

  1. Nama atau tema yang akan dibahas
  2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
  3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
  4. Tempat pelaksanaan acara
  5. Acara saat berlangsung
  6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :
    • Ketua dan Wakil Ketua
    • Sekretaris
    • Notulis
    • Peserta

b. Isi Notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut. Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :

  • Kata pembukaan
  • Pembahasan
  • Pembacaan Keputusan dari Hasil
  • Waktu (Jam) penutupan

c. Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen. Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

  • Nama Jabatan
  • Tanda tangan
  • Nama pejabat, pangkat, dan NIP

Pada umumnya notulen berisi tentang :

1. Tujuan dari kegiatan
2. Pikiran-pikiran yang dibahas dalam kegiatan
3. Waktu pelaksanaan
4. Pihak-pihak yang hadir

Notulen yang ditulis harus sesuai dengan isi rapat ataupun diskusi yang sudah dilakukan, karena nantinya notulen ini akan diserahkan kepada atasan menjadi sebuah laporan. Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menjadi seorang notulis yang baik dan menghasilkan notulen yang baik juga, antara lain :

Pahami Maksud dan Tujuan dari Diadakan Rapat/Seminar

Agar mampu mencatat dengan baik ketika rapat sedang berlangsung, ada baiknya Anda melakukan riset sebelumnya tentang tujuan dari rapat tersebut atau tanyakan kepada atasan Anda. Dengan begitu ketika rapat sudah dimulai Anda akan paham latar belakang dari rapat tersebut.

Persiapkan dengan Baik

Persiapkan sebelumnya alat-alat yang dibutuhkan. Misalnya laptop, alat tulis ataupun jika perlu Anda menyediakan alat perekam yang dapat membuat Anda lebih mudah dalam menyusun laporan nantinya ke atasan Anda.

Kenali Para Peserta Rapat

  • Jika Anda tidak begitu mengenal peserta rapat yang mengikuti rapat tersebut, sebaiknya Anda menanyakan sebelum rapat dimulai kepada rekan kerja ataupun atasan yang menugaskan Anda.
  • Konsentrasi dan Tangkap Inti Sari dari Pernyataan dari Rapat Tersebut
  • Berfokuslah pada rapat yang sedang berlangsung, tidak perlu mencatat setiap kata yang diucapkan dari pembicara, cukup tulis poin-poin yang menjadi bagian penting dari rapat tersebut.

Gunakan Template

Menggunakan template notulen rapat yang sudah tersedia dapat mempermudah Anda dalam mencatat hal-hal penting dalam rapat sekaligus lebih cepat juga.

Cek Kembali

Ketika selesai membuat poin-poin, pastikan Anda kembali memeriksa kembali catatan Anda. Rapat ataupun diskusi dibutuhkan sebuah notulen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh penulisnya, yang sebelumnya akan diserahkan terlebih dahulu untuk diperiksa kembali sebelum nantinya akan dibagikan ke seluruh peserta yang hadir ketika rapat.

Tujuan dari pemberian notulen kepada peserta rapat adalah untuk memberikan gambaran tertulis bagaimana rapat yang sudah berjalan berlangsung begitu juga dengan hasil diskusi yang sudah disepakati bersama tentunya.