Menjelaskan Cara Manajemen File yang Efektif dengan singkat

Dampak bila tidak ada manajemen file adalah tidak adanya keteraturan pada file yang disimpan. Menurut beberapa situs bisnis besar, ada beberapa cara untuk meningkatkan efektifitas filing manajemen, misalnya:

  • Membangun Sistem “Document Filing” dan Juga Penamaannya

Kalau anggota Anda selalu convert file secara manual, baiknya mulai menejemen file dengan pemberian format nama penyimpanan. Anda harus memastikan mereka tahu dimana menyimpan file yang benar.

Sebaiknya pisahkan jenis-jenis surat mulai dari invoice dan file penting lainnya. Pastikan format penyimpanan dokumen ini juga memberikan deskripsi yang cukup supaya tidak pelru membuka satu-satu.

  • Mulai Pikirkan Soal Konversi File Sekaligus

Dengan bertumbuhnya sebuah bisnis, tentu saja Anda akan membutuhkan teknik konversi file yang tepat. Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam sebuah lokasi. Anda bisa menggunakan berbagai batch documen conversiona products yang tersedia.

  • Berhenti Menggunakan Converter Gratisan

File converter gratisan biasanya ditujukan untuk kebutuhan personal dan pastinya fiturnya terbatas. Kalau Anda menggunakannya untuk skala besar, tentu saja akan ada banyak masalah yang muncul,seperti:

    1. Security – ketika menggunakan fitur gratisan, Anda tidak tahu benar proses konversi benar-benar aman atau tidak.
    2. Keterbatasan – Tidak semua tool gratis yang tersedia 100% gratis. Beberapa fitur mengharuskan Anda
    3. mengeluarkan uang. Atau kalau pun gratis, akan ada watermark di dokumen Anda.
    4. Permasalahan setting dan terbatasnya opsi menu
  • Menguasai Windows Explorer

Umumnya perusahaan menggunakan Windows, nah disini letak permasalahannya. Banyak orang yang kurang menguasai navigasinya.

  • Simpan Data di Lokasi yang Sama

Sisakan satu lokasi penting khusus untuk penyimpanan file. Pengertian manajemen file adalah mengklasifikasikan dan penempatan file dengan benar. Nah, buatlah folder (baca: pengertian folder) spesifik yang memudahkan Anda untuk menemukan file yang diinginkan. Jangan pernah mencampurnya.

  • Menggunakan Shortcuts

Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi. Ketimbang harus masuk ke folder dalam folder, ini tentu sangat pusing. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file.

  • Shared Document

Shared document sejenis Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya akan memudahkan siapapun untuk menyimpan dan meng-update file dimana pun dan kapan pun tanpa harus repot ke kantor.