Bagaimana Saya Mengatur Ruang Konferensi Video?

Konferensi video dapat membantu mengurangi biaya perjalanan bisnis.

Pemanfaatan utama ruang konferensi video adalah agar orang dapat berkomunikasi satu sama lain melalui penggunaan transmisi video dan audio.Panggilan konferensivideoberbeda daripanggilan teleponvideokarena melibatkan sekelompok orang, bukan dua orang.Karena ada banyak orang yang terlibat, berkali-kali, ruang konferensi video harus digunakan oleh orang-orang yang mengambil bagian dalamtelekomunikasi.Ruangan ini harus dirancang dan diatur dengan tepat, karena ini memastikan semua orang dapat dilihat dan didengar selama rapat.Ada banyak cara berbeda untuk mengatur ruangkonferensi video, dan jumlah orang serta tujuan rapat biasanya menentukan jenis pengaturan mana yang paling tepat.

Penempatan webcam penting saat menyiapkan ruang konferensi video.

Jika tersedia ruang konferensi video yang cukup besar, dan biasanya kurang dari 15 orang yang hadir, ruang konferensi video berbentuk U dapat diatur.Jenis pengaturan ini biasanya mencakup tiga tabel, semuanya terhubung satu sama lain, membentuk bentuk U. Orang yang berkomunikasi dengan grup biasanya dapat dilihat di TV atau layar komputer di bagian terbuka U. Para peserta rapat duduk di bagian luar meja, sehingga mereka dapat dengan nyaman menonton, berkomunikasi, dan membuat catatan.

Untuk konferensi video yang melibatkan 16 orang atau lebih, sebagian besar waktu, paling menguntungkan untuk mengatur pertemuan di auditorium.Meskipun jenis pengaturan ini tidak memungkinkan banyak interaksi antara semua peserta, mikrofon audiens dapat digunakan untuk mengajukan pertanyaan.Pengaturan ini juga memungkinkan semua peserta untuk dengan mudah melihat layar video, yang biasanya dipasang di depan ruang auditorium.

Apa pun jenis desain ruang konferensi video, penting agar ruangan tidak memiliki permukaan yang mengkilap, dan yang lebih penting lagi, tidak ada kaca.Jika ruangan memiliki jendela, tirai gelap harus menutupinya.Permukaan mengkilap, kaca, dan jendela cenderung tidak hanya memantulkan cahaya, tetapi juga suara, sehingga menyulitkan orang di ujung sana untuk melihat dan mendengar.

Ada beberapa tips lain yang dapat membantu mengatur ruang konferensi video.Satu mikrofon cukup untuk setiap tiga orang yang menghadirikonferensi video.Setiap kali presentasi satu orang berlangsung, mikrofon kerah harus digunakan.Warna merah tidak boleh ditemukan di dekorasi apa pun atau pada orang yang ditemukan di ruang konferensi video, karena ini akan menyebabkan terjadinya kedipan pada video.Sebagian besar ruang konferensi video akan membutuhkan satu hingga tiga kamera, dengan semua kamera, layar video, dan monitor ditempatkan jauh dari cahaya terang.